Kassenrichtlinie 2020

Außerdem müssen sie für jeden Geschäftsvorfall

einen Beleg ausdrucken können, und die Nutzer

müssen den Finanzämtern die Art und die Anzahl der

eingesetzten Kassen melden.

 

Zwar beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn

aufrüstbare elektronische Kassen bis zum 30.09.2020

ohne zertifizierte TSE betrieben werden. Zugleich pocht

sie aber auf eine „umgehende Durchführung“ der notwendigen Aufrüstungen durch die Kassennutzer, denn

das Kassengesetz gilt ja trotzdem. Und auch bei den

Themen Belegausgabe- sowie Meldepflicht passen Gesetzeslage und Realität nicht so recht zusammen. Deshalb

geben wir Ihnen auf den folgenden Seiten einen

Überblick darüber, welche Anforderungen Sie ab wann

erfüllen müssen, und begleiten Sie Schritt für Schritt

durch die Vorbereitungen. Gerne stehen wir Ihnen auch

für Ihre individuellen Rückfragen zur Verfügung.

Anforderungen an elektronische Kassensysteme

 

Seit 2017 müssen elektronische Kassen den folgenden

Anforderungen der Finanzverwaltung genügen:

 Alle Geschäftsvorfälle müssen einzeln aufgezeichnet

werden.

 Die Erfassung der Geschäftsvorfälle darf nicht unterdrückt

werden können.

 

Inhaltsverzeichnis

Anforderungen an elektronische Kassensysteme ……. 1

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ………… 2

To-do-Liste: 1. Bestandsaufnahme machen …………… 2

2. Kassen an- bzw. abmelden ………………………………. 3

3. Belegausgabepflicht umsetzen …………………………. 3

4. Verfahrensdokumentation ergänzen ………………….. 4

 

 

 Die aufgezeichneten Daten müssen jederzeit lesbar

und maschinell auswertbar sein.

 Alle Änderungen bei Journal-, Auswertungs-, Programmier-

und Stammdaten müssen aufgezeichnet

werden.

 Alle elektronisch erzeugten Belege sind unveränderbar

und vollständig aufzubewahren.

 Alle Kassenaufzeichnungen sind zehn Jahre lang zu

archivieren.

 

Neben dem Eingangs- bzw. Ausgangsumsatz und dessen

nachträglicher Stornierung handelt es sich auch bei

Trinkgeld, bei der Gutscheinausgabe oder -einlösung,

bei Privatentnahmen und -einlagen, bei Wechselgeldeinlagen,

bei einer Lohnzahlung aus der Kasse und beim

Geldtransit um Geschäftsvorfälle in diesem Sinne. Diese

Vorfälle müssen also allesamt in der elektronischen

Kasse erfasst werden.

 

Hinweis: Die aufzuzeichnenden Daten sind bei Registrierkassen in der Regel auf einer internen SDKarte

gespeichert. Diese Karte regelmäßig auszulesen

und die Daten separat zu archivieren, ist jetzt

schon oberste Pflicht. Unterbleibt dies, werden die

Daten nämlich oftmals schlicht überschrieben, sobald

die Karte voll ist. Bei einer späteren Prüfung fehlen dann unter Umständen ganze Geschäftsjahre.

Wenn dieser Aspekt bei Ihnen noch ungeklärt sein

sollte, ist es jetzt höchste Zeit zu handeln.

 

Zum 01.01.2020 sind mit dem Kassengesetz die folgenden

Verschärfungen hinzugekommen:

 

 Alle elektronischen Kassensysteme müssen mit einer

TSE ausgerüstet sein, die vom Bundesamt für Sicherheit

in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert

worden ist.

 

 Sie müssen in der Lage sein, für jeden Geschäftsvorfall

einen Beleg an den Kunden auszugeben.

 

 Alle im Unternehmen genutzten Kassensysteme

müssen dem Finanzamt gemeldet werden.

 

Die Finanzverwaltung hat den Begriff der Kasse übrigens

auch auf solche Systeme ausgedehnt, die (nur) der

Abwicklung von Zahlungsvorgängen mit „vor Ort genutzten

elektronischen Zahlungsformen“ dienen. Dazu gehören

sowohl bargeldersetzende Zahlungsformen wie

Geldkarten, virtuelle Konten (wie bei sogenannten Kryptowährungen verwendet) oder Bonuspunktesysteme von

Drittanbietern als auch an Geldes statt angenommene

Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen.

Selbst wenn eine Kasse also lediglich „Bargeldersatz“

annimmt, gelten die Neuerungen auch für sie.

 

Hinweis: Eine Pflicht, ein elektronisches Kassensystem

zu betreiben, gibt es auch ab 2020 nicht. Eine

offene Ladenkasse – etwa eine Schublade mit Fächern

oder eine Geldkassette – zu verwenden bleibt

weiterhin ausdrücklich erlaubt.

 

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

 

Die wichtigste – und problematischste – Neuerung ist die

Vorschrift, dass bis auf wenige Ausnahmen alle elektronischen Kassen über eine TSE verfügen müssen. Diese

besteht aus drei Teilen:

 

 Ein Sicherheitsmodul gewährleistet, dass sämtliche

Kasseneingaben protokolliert und nicht unerkannt

verändert werden können.

 

 Auf einem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.

 

 Eine einheitliche digitale Schnittstelle soll die Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleisten.

 

Für die TSE schreibt der Gesetzgeber kein bestimmtes

System vor – wohl aber eine Zertifizierung durch das

BSI. Diese erfolgt für zwei Varianten: Bei der Variante 1

wird eine microSD-Karte mittels Adapter für USB- oder

SD-Karten-Anschlüsse verwendet, während die Variante

2 eine cloudbasierte Webdienstlösung vorsieht. Die

Hardware zur ersten Variante wurde Ende 2019 an die

Kassenher- bzw. -aufsteller versandt. Ebenfalls Ende

2019 wurden die ersten beiden TSE zertifiziert.

Hinweis: Trotz der Nichtbeanstandungsregelung der

Finanzverwaltung bis zum 30.09.2020 sollten Sie die

Umsetzung der Neuerungen nicht auf die lange Bank

schieben. Wir empfehlen Ihnen, sich zeitnah eine

schriftliche Auskunft von Ihrem Kassenhersteller geben

zu lassen, ob bzw. wann er Sie mit der zertifizierten

TSE beliefern kann.

Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung

(DSFinV-K) für den Export von Daten aus elektronischen

Aufzeichnungssystemen bei Außenprüfungen

und Kassennachschauen findet bis zur Implementierung

der zertifizierten TSE, längstens für den Zeitraum

der Nichtbeanstandung, ebenfalls keine Anwendung.

To-do-Liste:

 

1. Bestandsaufnahme machen

 

Um beurteilen zu können, ob Sie Ihre Kassen nun aufrüsten

oder austauschen müssen, ist neben der Klärung

des Typs in erster Linie von Belang, wann Sie die Kassen

angeschafft haben. Zu unterscheiden sind folgende

Konstellationen:

 

Haben Sie Ihre Kasse vor dem 26.11.2010 angeschafft?

Dann gilt laut Kassengesetz: Elektronische Kassensysteme,

die mit einer zertifizierten TSE nachrüstbar sind,

müssen zum 01.01.2020 umgerüstet worden sein.

 

 

Geräte, die nicht nachgerüstet werden können, müssen

durch ein neues Kassensystem mit BSI-Zertifizierung ersetzt

werden.

 

Achtung: Das Altsystem können Sie nicht einfach

entsorgen, sondern müssen es für die Dauer der gesetzlichen

Aufbewahrungsfrist vorhalten.

 

Hinweis: Fragen Sie Ihren Kassenhersteller möglichst

bald, ob und wann er eine zertifizierte TSE für

die von Ihnen verwendeten Systeme liefern kann.

Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, ob Ihre Kasse

überhaupt nachgerüstet werden kann und wann der

Hersteller eine zertifizierte TSE auf den Markt bringen

 

wird.

 

Haben Sie Ihre Kasse nach dem 25.11.2010 und vor

dem 01.01.2020 angeschafft?

Dann gilt: Elektronische Kassensysteme, die mit einer

zertifizierten TSE nachgerüstet werden können, müssen

laut Kassengesetz bis zum 01.01.2020 nachgerüstet

worden sein. Für diese Kassen greift nun aber die Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30.09.2020.

 

 

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