Außerdem müssen sie für jeden Geschäftsvorfall
einen Beleg ausdrucken können, und die Nutzer
müssen den Finanzämtern die Art und die Anzahl der
eingesetzten Kassen melden.
Zwar beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn
aufrüstbare elektronische Kassen bis zum 30.09.2020
ohne zertifizierte TSE betrieben werden. Zugleich pocht
sie aber auf eine „umgehende Durchführung“ der notwendigen Aufrüstungen durch die Kassennutzer, denn
das Kassengesetz gilt ja trotzdem. Und auch bei den
Themen Belegausgabe- sowie Meldepflicht passen Gesetzeslage und Realität nicht so recht zusammen. Deshalb
geben wir Ihnen auf den folgenden Seiten einen
Überblick darüber, welche Anforderungen Sie ab wann
erfüllen müssen, und begleiten Sie Schritt für Schritt
durch die Vorbereitungen. Gerne stehen wir Ihnen auch
für Ihre individuellen Rückfragen zur Verfügung.
Anforderungen an elektronische Kassensysteme
Seit 2017 müssen elektronische Kassen den folgenden
Anforderungen der Finanzverwaltung genügen:
Alle Geschäftsvorfälle müssen einzeln aufgezeichnet
werden.
Die Erfassung der Geschäftsvorfälle darf nicht unterdrückt
werden können.
Inhaltsverzeichnis
Anforderungen an elektronische Kassensysteme ……. 1
Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ………… 2
To-do-Liste: 1. Bestandsaufnahme machen …………… 2
2. Kassen an- bzw. abmelden ………………………………. 3
3. Belegausgabepflicht umsetzen …………………………. 3
4. Verfahrensdokumentation ergänzen ………………….. 4
Die aufgezeichneten Daten müssen jederzeit lesbar
und maschinell auswertbar sein.
Alle Änderungen bei Journal-, Auswertungs-, Programmier-
und Stammdaten müssen aufgezeichnet
werden.
Alle elektronisch erzeugten Belege sind unveränderbar
und vollständig aufzubewahren.
Alle Kassenaufzeichnungen sind zehn Jahre lang zu
archivieren.
Neben dem Eingangs- bzw. Ausgangsumsatz und dessen
nachträglicher Stornierung handelt es sich auch bei
Trinkgeld, bei der Gutscheinausgabe oder -einlösung,
bei Privatentnahmen und -einlagen, bei Wechselgeldeinlagen,
bei einer Lohnzahlung aus der Kasse und beim
Geldtransit um Geschäftsvorfälle in diesem Sinne. Diese
Vorfälle müssen also allesamt in der elektronischen
Kasse erfasst werden.
Hinweis: Die aufzuzeichnenden Daten sind bei Registrierkassen in der Regel auf einer internen SDKarte
gespeichert. Diese Karte regelmäßig auszulesen
und die Daten separat zu archivieren, ist jetzt
schon oberste Pflicht. Unterbleibt dies, werden die
Daten nämlich oftmals schlicht überschrieben, sobald
die Karte voll ist. Bei einer späteren Prüfung fehlen dann unter Umständen ganze Geschäftsjahre.
Wenn dieser Aspekt bei Ihnen noch ungeklärt sein
sollte, ist es jetzt höchste Zeit zu handeln.
Zum 01.01.2020 sind mit dem Kassengesetz die folgenden
Verschärfungen hinzugekommen:
Alle elektronischen Kassensysteme müssen mit einer
TSE ausgerüstet sein, die vom Bundesamt für Sicherheit
in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert
worden ist.
Sie müssen in der Lage sein, für jeden Geschäftsvorfall
einen Beleg an den Kunden auszugeben.
Alle im Unternehmen genutzten Kassensysteme
müssen dem Finanzamt gemeldet werden.
Die Finanzverwaltung hat den Begriff der Kasse übrigens
auch auf solche Systeme ausgedehnt, die (nur) der
Abwicklung von Zahlungsvorgängen mit „vor Ort genutzten
elektronischen Zahlungsformen“ dienen. Dazu gehören
sowohl bargeldersetzende Zahlungsformen wie
Geldkarten, virtuelle Konten (wie bei sogenannten Kryptowährungen verwendet) oder Bonuspunktesysteme von
Drittanbietern als auch an Geldes statt angenommene
Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen.
Selbst wenn eine Kasse also lediglich „Bargeldersatz“
annimmt, gelten die Neuerungen auch für sie.
Hinweis: Eine Pflicht, ein elektronisches Kassensystem
zu betreiben, gibt es auch ab 2020 nicht. Eine
offene Ladenkasse – etwa eine Schublade mit Fächern
oder eine Geldkassette – zu verwenden bleibt
weiterhin ausdrücklich erlaubt.
Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
Die wichtigste – und problematischste – Neuerung ist die
Vorschrift, dass bis auf wenige Ausnahmen alle elektronischen Kassen über eine TSE verfügen müssen. Diese
besteht aus drei Teilen:
Ein Sicherheitsmodul gewährleistet, dass sämtliche
Kasseneingaben protokolliert und nicht unerkannt
verändert werden können.
Auf einem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
Eine einheitliche digitale Schnittstelle soll die Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleisten.
Für die TSE schreibt der Gesetzgeber kein bestimmtes
System vor – wohl aber eine Zertifizierung durch das
BSI. Diese erfolgt für zwei Varianten: Bei der Variante 1
wird eine microSD-Karte mittels Adapter für USB- oder
SD-Karten-Anschlüsse verwendet, während die Variante
2 eine cloudbasierte Webdienstlösung vorsieht. Die
Hardware zur ersten Variante wurde Ende 2019 an die
Kassenher- bzw. -aufsteller versandt. Ebenfalls Ende
2019 wurden die ersten beiden TSE zertifiziert.
Hinweis: Trotz der Nichtbeanstandungsregelung der
Finanzverwaltung bis zum 30.09.2020 sollten Sie die
Umsetzung der Neuerungen nicht auf die lange Bank
schieben. Wir empfehlen Ihnen, sich zeitnah eine
schriftliche Auskunft von Ihrem Kassenhersteller geben
zu lassen, ob bzw. wann er Sie mit der zertifizierten
TSE beliefern kann.
Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung
(DSFinV-K) für den Export von Daten aus elektronischen
Aufzeichnungssystemen bei Außenprüfungen
und Kassennachschauen findet bis zur Implementierung
der zertifizierten TSE, längstens für den Zeitraum
der Nichtbeanstandung, ebenfalls keine Anwendung.
To-do-Liste:
1. Bestandsaufnahme machen
Um beurteilen zu können, ob Sie Ihre Kassen nun aufrüsten
oder austauschen müssen, ist neben der Klärung
des Typs in erster Linie von Belang, wann Sie die Kassen
angeschafft haben. Zu unterscheiden sind folgende
Konstellationen:
Haben Sie Ihre Kasse vor dem 26.11.2010 angeschafft?
Dann gilt laut Kassengesetz: Elektronische Kassensysteme,
die mit einer zertifizierten TSE nachrüstbar sind,
müssen zum 01.01.2020 umgerüstet worden sein.
Geräte, die nicht nachgerüstet werden können, müssen
durch ein neues Kassensystem mit BSI-Zertifizierung ersetzt
werden.
Achtung: Das Altsystem können Sie nicht einfach
entsorgen, sondern müssen es für die Dauer der gesetzlichen
Aufbewahrungsfrist vorhalten.
Hinweis: Fragen Sie Ihren Kassenhersteller möglichst
bald, ob und wann er eine zertifizierte TSE für
die von Ihnen verwendeten Systeme liefern kann.
Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, ob Ihre Kasse
überhaupt nachgerüstet werden kann und wann der
Hersteller eine zertifizierte TSE auf den Markt bringen
wird.
Haben Sie Ihre Kasse nach dem 25.11.2010 und vor
dem 01.01.2020 angeschafft?
Dann gilt: Elektronische Kassensysteme, die mit einer
zertifizierten TSE nachgerüstet werden können, müssen
laut Kassengesetz bis zum 01.01.2020 nachgerüstet
worden sein. Für diese Kassen greift nun aber die Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30.09.2020.
